إدارة الوقت
إدارة الوقت Time Management، يعتبر الوقت ثميناً لمن يعي كيفية استثماره بتنظيمه، وعدم هدره بما لا يفيد، ويشار إلى أن سرعة الوقت أصبحت في وقتنا الحاضر سمة من سمات عصرنا، إذ لا يشعر الإنسان بمرور الوقت إلا بعد فواته لهذا ظهر مفهوم إدارة الوقت الذي جاء ليتولى مهمة تنظيم الوقت، وإدارته، وتعليم الأفراد كيفية الاستفادة من الوقت ليتمكنوا من تلبية احتياجات الحياة التي تتزايد يوماً تلو الآخر.
يمكن تعريف علم إدارة الوقت بأنه أحد فروع علم الإدارة التي تهتم باستثمار الوقت والاستفادة منه قدر الإمكان بكل فعالية وكفاءة، والحد من فرص إضاعته وهدره دون جدوى، وتسخيره بزيادة إنتاجية العاملين في وقت محدد.
يعتبر استثمار الوقت والاستفادة منه من سمات المدير الناجح، وهي التي تضع حداً فاصلاً بين الشخص الناجح والفاشل، وتعتبر سمة تنظيم الوقت وتقسيمه لتحقيق الأهداف والواجبات واحدة من سُبل النجاح.
خصائص إدارة الوقت
- يرى العلماء منذ القدم أن الوقت يمر بسرعة محددة وثابتة.
- أنه يتحرك بموجب نظام معين ومحكم لا يمكن تغييره أو إيقافه أو إعادة تنظيمه.
- الوقت لا ينتظر أحد فإما أن تستثمره أو تدعه يمر بدون فائدة.
- أنه وقت محدد ملك الجميع بالتساوي، ولا يستطيع أحد زيادته.
- لا يكلفنا قدر من المال، لكن إضاعته قد تكلفنا الكثير.
- من يسيء استخدام وقته يهدر وقت الآخرين أيضا.
- أنه لا يمكن إيقافه أو تراكمه أو تغييره أو إحلاله.
- لا بمكن استلافه أو ادخاره أو سرقته.
- لا بمكن شراؤه أو بيعه أو تأجيره أو استعارته أو مضاعفته أو تصنيعه أو توفيره.
- أنه المتهم الأول لعدم انجاز الأعمال.
عناصر إدارة الوقت
1- تحديد الأهداف المطلوبة .
2- وضع الخطط المستقبلية التي تتناسب مع تحديد الأهداف .
3- وضع الأولويات للخطط التي تم كتابتها .
4- الحذر من مضيعات الوقت مثل الهاتف- الزيارات المفاجئة – المواعيد المتقطعة .
5- وضع خطط يومية بسيطة تتناسب مع تحقيق الخطة الأسبوعية .
6- كتابة الأنجازات التي تم تحقيقها .
7- تفويض الأخرين بالمهام البسيطة ومتابعة تنفيذها .
أهمية إدارة الوقت في مجال العمل الوظيفي
تمثل عملية تنظيم الوقت في العمل الإداري هي أساس إنجاز الأعمال حيث أنها تساعد الموظف على ترتيب الأوراق والمهمات المطلوبة الأهم فالأهم
تحديد رؤية مستقبلية للأعمال ووضع جدول زمني للأعمال
بدون تنظيم الوقت لن يستطيع الموظف تنظيم وتوفير الجهد بل سيبذل جهد مضاعف لإنجاز الأعمال ولن تتم بالجودة والكفاءة المطلوبة
أهمية تنظيم الوقت للطالب
توجد مجموعة من فوائد تنظيم الوقت للطلاب والأكاديميين، ومنها ما يأتي:
- الالتزام بالمواعيد النهائية: يساعد تنظيم الوقت على الالتزام بالمواعيد النهائية للمشاريع.
- الالتزام بالمواعيد النهائية الأكاديمية المهمة: وذلك من خلال الالتزام بالمواعيد التي تتعلق بالمجموعات المختلفة أو التسجيل أو الحصول على الأوراق الهامة.
- توفر وقتٍ كافٍ لفعل النشاطات المختلفة: يتوافر الوقت اللازم للطالب من أجل أن يقوم بالنشاطات المختلفة المهمة مثل تناول الطعام، النوم، ممارسة الرياضة وغيرها.
- توفر وقت للاسترخاء والاستمتاع بالوقت: يمكن أن يتوافر الوقت ليقوم الطالب بالتسكع مع الأصدقاء مع قليل من الاسترخاء دون التفكير بمتطلبات الدراسة أو تجهيز ومتابعة الأوراق المختلفة.
- التدرب على مهارات تنظيم الوقت: يمكن أن يدرك الطالب أهمية الوقت ويكتسب مهارة تنظيمه من خلال محاولة تطبيق ذلك في أيام الدراسة ليصبح نمطاً دائماً بعد تخرجه، وليعمل على تغيير حياته للأفضل باستمرار.
وسائل إدارة الوقت
هناك وسيلتان لإدارة الوقت وهما كالتالي:
الوسائل التقنية
يمكن استغلال الأجهزة والوسائل التقنية في إدارة الوقت، مثل الحاسبات الآلية، وأجهزة الهاتف، والمسجل الصوتي، والفاكس، والإنترنت، والبريد الإلكتروني، ويسهّل هذا النوع من وسائل المساعدة في إدارة الوقت من الجهد في تكرار تسجيل القرارات العامة وتوزيعها، وتعتبر هذه الوسائل ذات أهمية بالغة نظراً لما تمتاز به من سرعة عالية ودقة.
الوسائل غير التقنية (الشخصية)
يعتبر هذا الأسلوب اتكالياً، حيث يعتمد فيه الرئيس على مرؤوسيه في تنظيم وقته، مثلاً يتولى السكرتير الدور الأهم في ترتيب وتنظيم وقت المدير، ولكن له فوائد متعددة، منها رفع مستوى الفاعلية والكفاءة في العمل، كما يعطي المدير وقتاً كبيراً في التركيز على مهام ذات أهمية أكثر، وتوفير الوقت.