نظام ديوان جامعة الملك سعود أحد أنظمة الاتصال الحديثة التي تسعى الجامعّة لتطويرها والنهوض بها، حيث يُعتبر التواصل الإداري نظام الشريان الحياتي لأيّ جهاز إداري، وخاصةً لدى جامعّة الملك سعود؛ فهي جامعّة حكومية تهدف إلى تقديم نظّام تعليمي مميز، وإنتاج أبحاث إبداعية لخدمة كافة شرائح المجتمع، ومن هذا المنطلق سنركز اهتمامنا في هذا المقال للحديث عن نظام الديوان الخاص بجّامعة الملك سعود.
نبذة تعريفية بجامعة الملك سعود
تُعتبر جامعة الملك سعود واحدة من الجامعات العامة في المملكة العربية السعودية، وتقع في مدينة الرياض حيث تمَّ تأسيسها عام 1957م، وأُطلق عليها في ذلك الحين جامعة الرياض، وفي عام 1982م تغير الاسم وأصبح جامعة الملك سعود، وتضم هذه الجامعة 18 مكتبة، ومستشفيين جامعيين، ومسجد، وتحتضن أربع كليات، وهي العلوم، والصحة، والمجتمع، والعلوم الإنسانية، ويتواجد داخل هذه الكليات كليات أصغر، ويُشار إلى أنَّ رسوم الدراسة فيها مجانيّ، وتُتيح المنح الدراسية للطلاب السعوديين والأجانب على حدّ السواء، إذ يتم تدريس جميع البرامج التعليمية باللغتين العربية والإنجليزية، ولهذا يجب على المتقدمين من الدول غير الناطقة باللغة العربية اجتياز اختبار اللغة العربية، ويُمكن الدخول إلى موقع الجامعة ” من هنا“
نظام ديوان جامعة الملك سعود
يُقصد بديوان جامعة الملك سعود أنَّه نظام الاتصالات الإداري المعمول به في الجامعة، والذي يتولى مهمة نقل وتبادل المعاملات بين جميع الإدارات الجامعية، وذلك نظرًا لأهمية المهلومات التي يتم تبادلها؛ فإنَّ هنالك ضرورة قصوى لتنظيمها، وتحقيق فاعليتها لتنساب المعلومات والبيانات وفق حركة مستمرة بين مستويات التنظيم المختلفة.
الهدف العام لديوان جامعة الملك سعود
يمثل الهدف لديوان جامعة الملك سعود بكلّ مما يلي:
- تقليل الوقت اللازم لنقل المعاملات.
- المحافظة على الوثائق من التلف أو الضياع الذي قّد تتعرّض له أثناء عملية النقل.
- حفظ المعاملات بشكل إلكتروني، وتسهيل الوصول إليها والبحث عنها واسترجاعها إلكترونيًا.
- تأمين نقل الوثائق والمخاطبات بين كافة جهات الجامعة؛ مع المحافظة على سريتها وخصوصيتها التامّة.
- توفير آليات توزيع المهام داخل إدارات الجامعة.
- تطوير إجراءات الاتصالات الإدارية داخل الجامعة.
مميزات نظام ديوان جامعة الملك سعود
يحظى نظام الديوان في جامعة الملك سعود على العديد من المميزات، ويُذكر منها الآتي:
- استخدام هوية المستخدم في الدليل النشط (Active Directory).
- سهولة قيد وإحالة المعاملات المختلفة.
- سهولة إرفاق المعاملات بشكل إلكتروني.
- إمكانية تتبع سير المعاملات بين الجهات المختلفة.
- إمكانية تحويل المعاملة إلى مهمة ما داخل النظام، وبالتالي متابعتها في نظام المهام.
- سهولة ربط المعاملات من خلال علاقات التسديد والتعقيب والالحاق.
- متابعة إنجاز المعاملات وكذلك المعاملات المتأخرة حسب الإدارة والموظف.
- توزيع الصلاحيات على العديد من المستويات المعمولة بالنظام.
- إشعار الموظف المختص بوصول معاملات لإداراته عبر البريد الإلكتروني وكذلك رسائل الجوال.
- إشعار صاحب المعاملة بالعمليات التي أُجريت على معاملته عن طريف رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الجوال.
ومن خلال المقال أعلاه نكون قد أوضحنا لكم نظام الديوان في جامعة الملك سعود، وأهم الأهداف المرجوّة من هذا النظام، وكذلك أبرز المميزات التي يحظى بها.