خطة عمل مدير عام
ليكن لديك خطة عمل سرية أيها المدير ، كي تتميز دوماً
“إن كل وظيفة هي صورة تعكس شخصية المرء الذي يقوم بها، فعليك أن تصور عملك بامتياز”
لا أحد يعرف ماذا يدور برأسك، ولا أحد يعرف ما هي المقاصد العليا التي تطمح إليها. لا أحد يعرف ما الذي تستطيع فعله، تذكر: عليك أن تعرف ما الذي تقوم به فعلاً، حتى يمكنك العمل طبقاً لخطتك وأن تقوم بعملك على الوجه الأكمل في نفس الوقت.
و يجب أن تتضمن خطتك للعمل كلاً من الأهداف طويلة و قصيرة المدى ، أين تريد أن تكون، وأين تنوي أن تكون، ثم بعد ذلك يكون لديك شئ تقيس به نجاحك، من المكان الذي أنت فيه بالعمل.
و لماذا الاحتفاظ بخطة العمل؟ لأن خطة عمل مؤسستك، و إدارة فريقك و رئيسك في العمل ربما لاتتفق مع خطتك، فهذه خطة شخصية و من ثم يجب أن تحتفظ بها لنفسك حتى تحمي أحلامك وآمالك و طموحاتك ، فليس هناك أسوأ من شخص يثبط عزيمة المرء.
فجزء هائل من الإدارة يرتكز على أن يكون لديك مظهر خارجى ،أن تكون قادراً على ملء مركزك، و أن تبث الثقة فيالآخرين، و أن تؤدى مهمتك جيداً. أما إذا اشتَمّ الآخرون وجود خطة عمل خاصة تنحرف عن الهالة التي تحيط بالمدير المثالي فسوف يفقدون الثقة، ربما تفكر في أن تبدأ عملك الخاص بك، و لكن لا تخبر أحداً و إلا لظنوا بأنك سوف تغادر المكان في أي لحظة، حتى لو كانت خطتك لا تسمح بهذا لسنوات عديدة.
فإذا كان لديك خطة للترقي السريع، فسيعتبرك الناس مغامراً كبيراً و لن يسندوا إليك مشروعات طويلة المدى بحجة أنك سترتقي لأعلى و أسرع من اللازم.
وهكذا. فيجب عليك أن تخفي الأوراق التي تلعب بها، وأن تظهر التفاني و الالتزام، و الثقة، والاجتهاد والاستقرار، حتى لو كنت تخطط في قرارة نفسك للقيام بانقلآب، أو تسلق جبل إفرست أو الإستيلاء على حكم الإمبراطوري”.
مقدمة خطة عمل
خطة عمل هي الطريقة التي يمكنك من خلالها بدء خطواتك الأولى والأهم نحو تحقيق الهدف وذلك من خلال ترتيب الأفكار وتحديد الأهداف ووضع الإمكانيات المتاحة صوب الأعين والتعرف على التحديات والصعاب ومن ثم التعرف على نقطة البداية لتحقيق هذه الأهداف، كما يمكن إعداد خطة عمل لإعادة تقييم مشروعك والتعرف على ما تم إنجازه، وما تم إهداره من وقت ومجهود ومال وهل أنت على الطريق الصحيح لخطة العمل الأولية أم لا؟
مراحل إعداد الخطة
لعل دراسة مراحل عملية التخطيط تتطلب تحليل مهامه العمليات التخطيطية بدءاً من مرحلة ما قبـل التخطيط، ثم مرحلة إعداد هيكل الخطة، فمرحلة تنفيذ الخطة ومتابعتها، وأخيراً مرحلة التقويم. ويجب التأكيد على أن هذه المراحل ليست مستقلة بعضها عن البعض الآخر، ولكنها مراحل مترابطة ومتداخلة ومتسلسلة.
أن عملية التخطيط تتضمن المراحل التالية:
1- وضع الإطار العام للإستراتيجية.
2- دراسة وتحليل العوامل الخارجية المؤثرة في الخطة ، لتحديد الفرص التي تتيحها والقيود التي تفرضها.
3-دراسة وتحليل العوامل الداخلية المؤثرة في الخطة ، لتحديد الفرص التي تتيحها ، والقيود التي تفرضها.
4- تحديد الأهداف ووضع الاستراتيجيات البديلة ، والمقارنة بينها .
5-وضع السياسات والبرامج والموازنات ، حيث تتم ترجمة الأهداف طويلة الأجل إلى أهداف متوسطة وقصيرة الأجل ، ووضعها على شكل برامج زمنية.
6-تقييم االوضع الحالي في ضوء الأهداف ، والاستراتيجيات الموضوعة ، ومراجعة هذه الأمور في ضوء الظروف البيئية المحيطة.
7-إعداد الترتيبات التنظيمية والإدارية اللازمة ، وتحقيق تكيف التنظيم للتغيرات
عناصر خطة العمل
تشمل خُطة العمل بشكلٍ عام مجموعة من العناصر الأساسيّة، وهي:
- المُلخص التنفيذيّ: هو أول العناصر الخاصة بخُطة العمل، ولكن يُكتَب عند الانتهاء من إعداد هذه الخُطة؛ حيث يكون صاحب المُنشأة أو المشروع مُدرِكاً لطبيعة منتجاته أو خدماته، ونوعية العُملاء الذين يتعاملون معه، وطبيعة المنافسة، والميزانيّة الماليّة المُخصّصة للعمل، كما يشمل المُلخص التنفيذيّ اسم صاحب المُنشأة أو المشروع، واسم المنشأة، والهدف الخاص بعملها، ووصف لطبيعة أو نوعية المُنتجات أو الخدمات المُقدَّمة من خلال المُنشأة أو المشروع.
- خُطة البيع (التسويق): هي أساس إعداد وتصميم خُطة العمل الخاصة بالمُنشأة أو المشروع، وتحتوي على مواصفات حول المنافسين والزبائن، والأسباب التي تُشجع الزبائن على الشراء من المُنشأة مقارنة مع المُنشآت المُنافسة، كما تحتوي خُطة التسويق على معلومات حول المزيج التسويقيّ التابع للمُنشأة وفقاً لمنتجاتها، وموقعها، والطُرق التي تتبعها في الترويج والأسعار.
- خُطة التشغيل (الإنتاج): هي الخُطة التي تُعد بعد الانتهاء بشكلٍ كامل من إعداد خُطة التسويق؛ حيث يكون أصحاب المُنشأة أو المشروع قد تمكّنوا من إدراك طبيعة السّوق الذي يستهدفون التعامل معه، ونوعية الخدمات والسّلع التي يجب تقديمها، ومُعدّل الطلب المترتب على السّلع والخدمات.
- الخُطة الماليّة: هي العنصر النهائي ضمن عناصر خُطة العمل، وتحتوي على معلومات حول المبالغ الماليّة التي تُمثّل رأس المال المُستخدم في تأسيس المشروع أو المُنشأة، كما تشمل معلومات عن الإيرادات الماليّة التي يتوقع أصحاب المُنشأة تحقيقها خلال فترة زمنيّة معينة.
نموذج خطة عمل اسبوعية
إعداد نموذج خطة عمل مالية أسبوعية وشهرية
- في البداية لابد وأن تعلم عزيزي القارئ أن هناك معادلة أساسية لوضع خطة العمل المالية الصحيحة لمشروعك، وهي: الخسارة أو الربح = إيراد المشروع – مصاريف المشروع، فإذا وجدت أن الناتج بالموجب أي أنك حققت ربحًا بالفعل فهذا معناه أن خطة عملك سليمة، أما إذا كان ناتج المعادلة السابقة سالبًا، فأنت تعاني هنا من خسارة.
- ومن المعروف أن إيراد المشروع يشمل جميع المصادر التي تحقق له دخل في فترة من الزمن محددة، سواء كانت أسبوعية أو شهرية أو سنوية، أما الإيراد فهو ما حققته من بيع للمنتج الذي تقوم ببيعه أو للخدمة التي تروج لها، وهناك بعض المصادر للإيرادات الأخرى لا تدخل في المعادلة السابقة، مثل: العمولات والربح الذي تشاركه مع أحد وهكذا.
- أما بالنسبة للمصروفات فهناك نوعين منهم، الأول ثابت والثاني متغير، أما عن الثابت فهو لا يتغير بالنقص أو الزيادة، ولتوضيح المعنى على سبيل المثال: أنت تملك مطعم الراتب فيه للموظف الذي يعمل لديك لن يتغير سواء كان المطعم يدر لك دخلًا أم لا، لذلك الرواتب للموظفين من التكاليف الثابتة التي لن تتغير.
- ومن الجيد أن هذا البرنامج يوفر قوالب جاهزة لتخصيص ميزانية أسبوعية أو شهرية أو سنوية، وكل ما عليك فعله هو ملء الخانات التي تم تخصيصها، ولكن يجب أن تعرف هذه الخانات إلى ماذا تشير، وهذا ما سوف نخبرك به في السطور القادمة، فيما يلي:
